Детальное финансовое сравнение: подписка на SaaS CRM против разработки системы на заказ. Считаем TCO за 3, 5 и 7 лет.
Один из самых частых вопросов при выборе CRM или ERP — что экономически выгоднее: подписка на готовое решение или разработка собственной системы? Ответ зависит от размера команды, горизонта планирования и стоимости обходных решений. Давайте считать.
Структура затрат на подписку (SaaS)
Для компании с командой 30 человек рассчитаем годовые затраты на популярные SaaS решения:
| Система | Подписка/год (30 пользователей) | Доработки/год | Итого/год |
|---|---|---|---|
| Битрикс24 Профессиональный | 180–360 тыс. | 100–400 тыс. | 280–760 тыс. |
| amoCRM (профи тариф) | 110–220 тыс. | 50–300 тыс. | 160–520 тыс. |
| МойСклад (расширенный) | 70–120 тыс. | 30–150 тыс. | 100–270 тыс. |
| Мегаплан | 90–180 тыс. | 50–200 тыс. | 140–380 тыс. |
Не забудьте добавить к SaaS-стоимости: стоимость интеграций (30–150 тыс./год), стоимость рабочего времени на обходные пути (Excel, ручные переносы), и ежегодный рост тарифов на 10–25%.
Структура затрат на систему на заказ
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Разработка (единовременно) | 1,5–4 млн рублей |
| Хостинг/сервер (в год) | 30–100 тыс. рублей |
| Гарантийная поддержка | 12 месяцев включено |
| Поддержка и развитие (год 2+) | 150–400 тыс. рублей/год (опционально) |
Сравнение TCO по годам (команда 30 человек)
| SaaS (средний сценарий) | Своя система | |
|---|---|---|
| Год 1 | 500–700 тыс. | 2–3 млн (разработка) |
| Год 2 | 600–900 тыс. | 200–500 тыс. (хостинг + поддержка) |
| Год 3 | 700–1 100 тыс. | 200–500 тыс. |
| Итого 3 года | 1,8–2,7 млн | 2,4–4 млн |
| Год 5 (итого) | 3,5–5,5 млн | 2,8–5 млн |
| Год 7 (итого) | 5,5–9 млн | 3,2–6 млн |
Точка окупаемости собственной системы — около 4–5 лет для среднего сценария. Но это чисто финансовый расчёт без учёта стоимости ограничений SaaS на вашем росте.
Нефинансовые факторы в пользу собственной системы
- Конкурентное преимущество. Система оптимизированная под ваши процессы работает быстрее и точнее чем универсальная.
- Масштабирование без роста стоимости. Добавить 50 пользователей в свою систему = нулевые дополнительные расходы.
- Независимость. Никакой вендор не изменит тарифы, не закроет продукт, не ограничит доступ.
- Интеграции под вас. Подключить любую систему, написать любой отчёт — без ограничений платформы.
Вывод: когда что выбирать
- Подписка: стартап или малый бизнес до 20 человек, горизонт планирования до 2 лет, стандартные процессы
- Своя система: 30+ человек, специфические процессы, горизонт 5+ лет, регулярные затраты на доработки SaaS > 200 тыс./год
Часто задаваемые вопросы
Как учесть риски в финансовом сравнении?+
Добавьте к SaaS-стоимости: риск отключения (стоимость экстренного перехода — 500 тыс. – 2 млн), риск утечки данных (для B2B это репутационные потери), риск роста тарифов (закладывайте +20% в год).
Можно ли разработать систему дешевле 1,5 млн?+
Можно, если начать с минимального MVP для одного процесса. Например, автоматизировать только продажи за 600–800 тыс., а склад добавить через 6 месяцев. Итоговая стоимость та же, но затраты распределены по времени.
Как заложить бюджет на поддержку собственной системы?+
15–20% от стоимости разработки в год — стандартный benchmark для поддержки и небольшого развития системы. Для системы за 2 млн — 300–400 тыс./год.
Что если нам не хватает бюджета на разработку прямо сейчас?+
Поэтапная разработка: первый модуль через 3 месяца, следующий ещё через 3. Платежи распределяются по этапам. Бюджет на этап можно начать с 400–600 тыс.
Есть ли компании которые пожалели о переходе на свою систему?+
Да, если переход был плохо спланирован: не хватило аналитики процессов перед разработкой, или выбрали ненадёжного подрядчика. Поэтому важно правильно выбрать команду разработки и детально проработать ТЗ.
Нужно ли содержать программиста для поддержки системы?+
Не обязательно. Мы предоставляем 12 месяцев гарантийной поддержки и можем взять систему на постоянное сопровождение. Многие клиенты предпочитают постепенно строить внутреннюю команду.